Praktische tips voor op- en afbouw van een blacklight sportevenement

Een glow in the dark sportevenement organiseren is een bijzonder leuke ervaring, maar het vraagt ook om een zorgvuldige voorbereiding en afhandeling. Het op- en afbouwen van de blacklight-installatie is een belangrijk onderdeel van het proces. Bij Blacklightsport zorgen wij voor professionele ondersteuning, maar een goede samenwerking met de organisatie ter plaatse maakt het verschil.

In dit blog delen we praktische tips om de opbouw en afbouw soepel te laten verlopen. Deze tips zijn gebaseerd op onze ervaringen in het veld, aangevuld met suggesties die het werk voor iedereen makkelijker en veiliger maken.

---

Voor de opbouw: zorg voor een goede voorbereiding

1. Check de lichtsituatie van tevoren

Zorg dat je ruim voor het evenement weet hoe het licht in de sporthal of op het veld werkt.

• Kan het licht volledig uit?
• Hoe zit het met ramen of andere lichtinval van buiten?
• Gaat het licht pas na 20 minuten uit via een tijdschakelaar?

Laat je niet verrassen op de dag zelf.

2. Stroomvoorziening in orde?

Controleer of er minstens één vrij stroompunt beschikbaar is met voldoende capaciteit. Zeker in oudere sporthallen kunnen groepen snel overbelast raken.

3. Inladen via nooddeuren

Idealiter laden we in via een nooddeur in de hal of (hek) opening dicht bij het veld.

• Zit hier een alarm op? Zorg dat dit tijdelijk uitgeschakeld kan worden.
• Is er iemand aanwezig met een sleutel of toegangscode?

4. Duidelijke instructies bij gedeeld gebruik van de ruimte

Als je slechts een deel van de banen / velden gebruikt (bijvoorbeeld 4 van de 8 tennisbanen of 2 van de 4 volleybalvelden), zorg dan dat er iemand is die onze medewerkers kan vertellen om welke banen / velden het gaat.

5. Zorg voor een lege ruimte tijdens opbouw

Laat tijdens de opbouw geen sporters, kinderen of bezoekers op het veld.

• Dit werkt storend voor zowel onze medewerkers als jullie eigen plakteam.
• Het verhoogt het risico op vertragingen en ongevallen.

6. UV-tape plakken: doe het met z’n tweeën

UV-tape aanbrengen gaat het snelst en strakst in duo’s. Uiteraard delen we graag onze tips & tricks bij het overhandigen van de UV-tape

• Eén persoon houdt de rol vast, de ander trekt hem strak en plakt.
• Ben je toch alleen? Een verfroller is dan een handig hulpmiddel.

7. Let op bij nieuwe sportvloeren

Is de vloer van de sporthal recent vernieuwd (minder dan 6 maanden oud)?

• Dan kan de onderlaag gevoelig zijn voor schade bij het verwijderen van tape.
• Plak in dat geval langs de bestaande belijning; die valt in het donker niet op en zo neem je geen risico’s.

8. Gebruik restjes tape slim

Heb je UV-tape over? Gebruik dit om tafels, banken of scherpe hoeken te markeren. Zo verhoog je de veiligheid van je deelnemers.

---

Voor de afbouw: samen snel klaar

1. Tape verwijderen? Laat iedereen meehelpen

Vraag deelnemers om aan het eind zelf een stukje tape te verwijderen.

• Als iedereen iets meeneemt, is het veld in een paar minuten leeg.
• Let op: de UV-tape op onze statieven en kabels is onderdeel van de installatie en mag niet verwijderd worden.

2. Na tapeverwijdering: speelveld verlaten

Laat het veld na het opruimen van de tape vrij zodat onze medewerkers veilig en snel kunnen afbouwen.

3. Zorg dat het licht weer aan kan

Afbouwen gebeurt bij voorkeur met het licht aan.

• Zorg dat er iemand aanwezig is die weet hoe het lichtbedieningspaneel werkt.

4. Accessoires inleveren

Heb je fluorescerende hesjes, glow in the dark volleyballen of andere accessoires gehuurd?

• Verzamel deze direct na afloop in het meegeleverde krat.
• Onze medewerker controleert samen met jullie of alles compleet is.

5. Gebruik van extra UV-tape? Noteer het zelf ook

We leveren standaard extra UV-tape mee. Je bent niet verplicht dit te gebruiken, maar het is prettig als het beschikbaar is.

• Bij voorkeur maakt onze medewerker een foto van de tapevoorraad na afloop.
• Houd zelf ook bij hoeveel rollen extra tape er gebruikt zijn om misverstanden bij de factuur te voorkomen.

6. Facturatie

Wij werken op basis van factuur.

• Je hoeft op de dag zelf geen contant geld of pinpas klaar te hebben.

---

Praktische tips voor op- en afbouw van een blacklight sportevenement

Een glow in the dark sportevenement is pas echt geslaagd als alles ook achter de schermen goed geregeld is. Met een beetje voorbereiding en duidelijke communicatie zorgen we er samen voor dat op- en afbouw soepel en veilig verlopen.

Heb je vragen of wil je advies over jouw locatie? Neem gerust contact op met Blacklightsport. We denken graag met je mee.