Het boeken van een blacklight sport evenement – van idee tot factuur

Een blacklight sport evenement organiseren lijkt misschien ingewikkeld, maar in de praktijk verloopt het proces overzichtelijk en soepel. Bij Blacklightsport begeleiden we sportclubs, scholen en organisaties stap voor stap: van het eerste idee tot en met de afronding na afloop van het evenement. In dit blog nemen we je mee in de normale gang van zaken wanneer je blacklight sport wilt boeken.

Van inspiratie naar een concreet idee

Bijna elk blacklight sport evenement begint met een idee. Soms heeft een club glow in the dark sport gezien bij een andere vereniging, soms via social media of simpelweg via internet. Het idee is vaak hetzelfde: “Dit lijkt ons leuk voor onze club”.
Dat idee kan heel globaal zijn, en dat is geen enkel probleem. Je hoeft nog niet alles uitgewerkt te hebben voordat je contact opneemt.

Eerste contact: laagdrempelig en vrijblijvend

Zodra de interesse er is, neemt de klant contact met ons op. Dit kan telefonisch, per mail of via het contactformulier. In deze fase vragen we een aantal basisgegevens:

• om welke sport gaat het
• hoeveel velden of banen er gebruikt worden
• de (globale) datum
• de gewenste tijden
• en de locatie

Met deze informatie kunnen we goed inschatten wat er nodig is voor het evenement.

Gratis en vrijblijvende offerte

Op basis van deze gegevens stellen wij een offerte op maat op. Deze offerte is altijd:

• geheel gratis
• volledig vrijblijvend
• transparant opgebouwd

Wij vinden het belangrijk dat een klant rustig kan kijken, overleggen binnen de club en eventueel aanpassingen kan doen. Daarom passen we een offerte kosteloos aan, ook als plannen veranderen of er meerdere scenario’s doorgerekend moeten worden.

Akkoord en communicatie richting deelnemers

Wanneer de klant akkoord geeft op de offerte, is de boeking rond. Vanaf dat moment kan de organisatie binnen de club echt beginnen. Denk aan:

• het versturen van uitnodigingen
• aankondigingen via mail of social media
• het maken van posters of een programma

Blacklightsport ondersteunt hierin graag. Op onze website is beeldmateriaal en tekst te vinden dat vrij gebruikt mag worden om deelnemers enthousiast te maken.

Laatste afstemming vooraf

Ongeveer een week voor het evenement nemen we opnieuw contact op. Dit is een belangrijk moment waarop we:

• het programma bevestigen
• de tijden nogmaals doornemen
• eventuele wijzigingen bespreken
• praktische zaken afstemmen (zoals stroom, licht en toegang)

Zo zorgen we ervoor dat iedereen goed voorbereid is en er op de dag zelf geen verrassingen zijn.

De dag van het evenement

Op de dag van het blacklight sport evenement verzorgen wij de volledige opbouw. Dit betekent:

• plaatsen van de blacklights
• opstellen van statieven
• aanleggen van alle bekabeling

In de tijd dat wij opbouwen, kan het plakteam van de club de UV-tape aanbrengen. Samen zorgen we ervoor dat het veld of de hal op tijd speelklaar is.

Afhankelijk van de planning:

• vertrekken we na de opbouw
• of blijft een medewerker (tegen gereduceerd tarief) in de buurt tot de afbouw

Wat het voordeligst is, rekenen wij altijd vooraf uit voor de klant.

Afbouw en afronding

Na afloop van het evenement worden de reguliere lichten weer aangezet en bouwen wij alles netjes af: lampen, statieven en bekabeling. Vaak helpen deelnemers even met het verwijderen van de UV-tape, waardoor dit snel en efficiënt verloopt.

Factuur achteraf

Als alles naar wens is verlopen, volgt de factuur. Onze voorkeur gaat uit naar facturatie achteraf, zodat eventuele wijzigingen (zoals extra UV-tape, aangepaste tijden of extra velden) direct correct verwerkt zijn. Dat voorkomt losse correcties of extra facturen.

Betaling en evaluatie

Na betaling is het evenement administratief afgerond. Regelmatig ontvangen we daarna nog een mooie reactie of een 5-sterren Google review. Dat waarderen we enorm en het helpt andere clubs bij hun keuze voor glow in the dark sport.

⭐⭐⭐⭐⭐ 5 sterren op Google

Gebaseerd op meer dan 60 reviews (per 1 oktober 2025)
Onze klanten beoordelen Blacklightsport gemiddeld met 5,0 sterren. Daar zijn we trots op! Betrouwbaar, professioneel en altijd een geslaagd glow in the dark evenement.

Bekijk het overzicht van de sporten die wij nu al ondersteunen.

Ga naar de shop om onze pakketten te bekijken.

Wil jij ook een glow in the dark sportevenement organiseren?
Neem gerust contact op en ontdek de mogelijkheden.

Navigeer naar Blacklightsport.